Integriertes Managementsystem: Definition, Einführung & Nutzen

Ein integriertes Managementsystem kombiniert mehrere einzelne Managementsysteme miteinander. Das bringt viele Vorteile mit sich. So lassen sich Synergien nutzen, Ressourcen bündeln und wertvolle Zeit und Kosten sparen. Doch was genau verbirgt sich hinter einem integrierten Managementsystem eigentlich und wie setzt man dieses in die Praxis um? Das lesen Sie in diesem Beitrag.

Integriertes Managementsystem – einfach erklärt

Ein integriertes Managementsystem (IMS) verbindet verschiedene einzelne Managementsysteme so miteinander, dass möglichst wenig Reibung entsteht und Synergien optimal genutzt werden können.

Es existiert eine Vielzahl unterschiedlicher Managementsysteme. Die geläufigsten sind:

• ISO 9001: Qualitätsmanagementsystem
• ISO 14001: Umweltschutzmanagementsystem
• ISO 45001: Managementsystem für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit
• ISO 50001: Energiemanagementsystem

So können in einem IMS beispielsweise Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitssicherheitsmanagementsysteme miteinander kombiniert werden. Durch die Bündelung der unterschiedlichen Managementsysteme in einem IMS lassen sich sämtliche Anforderungen und Prozesse, die für ein Unternehmen wichtig sind, gezielt abdecken.

Dabei lautet das erklärte Ziel, die eigenen Leistungen kontinuierlich zu verbessern und weiterzuentwickeln – zur Zufriedenheit der Kunden, zum Wohle der Mitarbeiter und im Einklang mit der Umwelt.

Vorteile eines IMS

Managementsysteme überschneiden sich inhaltlich mitunter häufig. Um überflüssige, doppelte Strukturen zu vermeiden und die Administration von Managementsystemen zu vereinfachen, bietet sich die Bündelung dieser in einem integrierten Managementsystem an. Indem man die einzelnen Aufgaben zusammenfasst und organisatorische Abläufe zusammenführt, lassen sich personelle, zeitliche und finanzielle Ressourcen einsparen.

So können Audits und Schulungen beispielsweise gebündelt für alle Managementsysteme stattfinden. Auch die Dokumentation wird deutlich erleichtert, da nur noch ein Handbuch geschrieben werden muss.

Und schließlich hilft Ihnen ein integriertes Managementsystem dabei, Prozesse und Aufgaben ganzheitlich im Unternehmen zu analysieren und zu optimieren. Erarbeitete Lösungen lassen sich unkompliziert auf alle Unternehmensbereiche übertragen.

Ein integriertes Managementsystem kann die Dokumentation deutlich erleichtern, da nur noch ein Handbuch erforderlich ist.

Integriertes Managementsystem in die Praxis umsetzen

Als Basis eines IMS wird für gewöhnlich ein bereits vorhandenes Managementsystem genutzt. Die meisten Unternehmen verfügen schon über ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001, in das weitere Managementsysteme integriert werden sollen.

Die Integration erfolgt Schritt für Schritt und bedarf einer frühzeitigen Vorbereitung. Da diese die Organisation und Mitarbeiter schnell überfordern kann, sollte gut durchdacht sein, mit welchen Bereichen und Normen man beginnen will und welche weiteren Ausbaustufen vorgesehen sind.

Dabei erfolgt die Integration im Bereich Organisation in den folgenden Bereichen:

Aufbauorganisation

Gemeint ist das Festlegen und Beschreiben von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten. Es geht also darum sicherzustellen, dass sich auch wirklich jemand um die zu erbringenden Tätigkeiten kümmert. Dadurch können Sie gezielt vermeiden, dass relevante Tätigkeiten nicht ausgeführt werden, weil sich niemand zuständig gefühlt hat.

Ablauforganisation

Demgegenüber liegt der Schwerpunkt in der Ablauforganisation darauf zu regeln, wie wichtige Tätigkeiten ausgeführt werden. Sie planen die relevanten Abläufe und stellen die Ausführung dieser gemäß der geplanten Regelung sicher.

Der PDCA-Zyklus

Die Ablauforganisation unterliegt dem sogenannten PDCA-Zyklus. Dieser stellt gewissermaßen die Grundlage zum Aufbau und zur Durchführung eines integrierten Managementsystems dar. Die Abkürzung ‚PDCA‘ steht für Plan – Do – Check – Act.

Konkret:

• Plan: Bei der Planung geht es darum, erforderliche Ziele und Prozesse festzulegen.
• Do: Gemeint ist die Durchführung der jeweiligen Prozesse.
• Check: Es soll geprüft werden, ob die geplanten Ergebnisse auch tatsächlich erreicht werden.
• Act: Ist das nicht der Fall, muss man handeln. Hier geht es darum, Verbesserungsmaßnahmen zu ergreifen.

Das wiederholte Durchlaufen des PDCA-Zyklus ermöglicht eine fortlaufende Verbesserung der Leistung. Er lässt sich sowohl auf das gesamte integrierte Managementsystem als auch auf einzelne Elemente anwenden.

Der PDCA-Zyklus stellt die Grundlage für den Aufbau eines integrierten Managementsystems dar.

Integrierte Managementsysteme und die High Level Structure

Zur besseren Entwicklung und Implementierung integrierter Managementsysteme hat die International Organization for Standardization (ISO) eine sogenannte „High Level Structure“ entwickelt.

Dabei handelt es sich um eine übergeordnete Grundstruktur, die dafür sorgt, dass sich die Strukturen der einzelnen Managementsysteme in ihren normativen Anforderungen entsprechen. Das vereinfacht die Einführung mehrerer Managementsysteme maßgeblich und trägt zur verbesserten Angleichung unterschiedlicher ISO-Normen bei.

Die Arbeit gestaltet sich nicht nur deutlich effizienter. Auch das Verständnis der Anwender einer Norm wird erleichtert.

Integration von Managementsystemen mit der BAU ARBEITSSCHUTZ GmbH

Die BAU ARBEITSSCHUTZ GmbH leisten Ihnen tatkräftige Unterstützung bei dem Aufbau eines Managementsystems. Dabei stehen wir Ihnen mit praxisorientierter Beratung bei der Umsetzung zur Seite.

Als Unternehmen, das im Bereich Arbeits- und Gesundheitsschutz beheimatet ist, liegt unser Fokus dabei auf der ISO 45001 – Managementsystem für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit. Wir unterstützen Sie bei der Vorbereitung Ihrer ISO 45001 Zertifizierung und wirken unterstützend beim Aufbau Ihres Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 mit.

Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie sich für die professionelle Zertifizierungsvorbereitung und kompetente Beratung rund um die Einführung eines integrierten Managementsystems interessieren. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!